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不動産会社の個人情報管理とセキュリティ意識

個人情報保護法が成立して以降、あらゆる業種において個人情報の取り扱いについて慎重になりました。

その一方、情報流出等の問題も増えましたが、全体の意識が向上しているのは間違い無い事だと思います。

 

不動産業界においても、企業のセキュリティが高くなってきてはいます。

しかし、個人的には、まだまだ心配な部分があるのも事実です。

この記事では、不動産業界の情報取り扱い実態ついてお話ししていきます。

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トップシークレット

不動産営業の仕事は、個人情報としては特に重要な情報を預かることになります。

住宅ローンの手続きをサポートする際には、身分証明書や源泉徴収票等を預かる事もあります。

 

個人の年収については、トップシークレットと言って良い部類でしょう。

また、登記に関連して、印鑑証明や納税証明を預かることも頻繁にあります。

感覚的には、銀行業等と同じレベルの危機管理で取り扱うべき情報だと思います。

 

顧客側は、これらの情報を不動産会社が保管している事を忘れている人も多いのではないでしょうか。

営業マンは、何かあった時に対応できるようにコピー等を保管しています。

住宅ローンが通った後、これらの書類は不要になりますが、返却されていない事もあるのではないでしょうか。

 

セキュリティの実態

顧客は、物件を手に入れた嬉しさから、個人情報の事は忘れてしまっている事も多いでしょう。

しかし、営業マンの机の中には、コピーした重要書類がたくさん入っています。

 

その中には、住民票、電話番号、身分証明書、源泉徴収票のコピー等が含まれているのです。

契約後であれば、契約書のコピーも入っています。

 

こんなに重要な書類が、営業の机の中に鍵もかけずに保管されている状態なのです。

支店長等も、各自がどのように書類を保管しているかまでは把握していません。

単に、「個人情報の取り扱いには気を付けるように」と言うだけなので、各個人の感覚で保管されている事が多いのです。

 

近年では、これらの情報をパソコンにデータとして保管するケースもあります。

企業によって厳格さが異なる部分ですが、私は個人的に「この会社は完璧だな」と思った例はありません。

不動産業界の個人情報の管理には、まだまだ改善の余地があります。

 

情報は必ず洩れる状況

大手企業では、パソコンにUSBメモリ等を差し込む事を禁止している会社もあります。

メールやWEB閲覧も監視していますし、パソコン自体のセキュリティも高いです。

しかし、私は、それでも情報は簡単に洩れる環境だと思っています。

 

これらの対策は、会社側が万全な対策をしていたという既成事実を固めることが主軸のようにも感じます。

実際には、私達はスマホ等の機器を簡単に社内に持ち込むことができます。

その中身をチェックされるわけではありませんから、写真やデータで保管して持ちだすことは誰にでも出来るのです。

 

単に、それをやらない人が多いだけの事であって、状況としてはいつでも漏洩可能な環境という事です。

単純な話ですが、営業のカバンの中に入れて持ち出せば、どんな書類でも社外に出せてしまうのが現実なのです。

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最悪の事態を考える

私は、源泉徴収票のコピーを撮る際にも、ご本人に了承を得ていました。

そして、物件の引渡し時には、全ての預かり書類と写し等を返却します。

こうするとこで、自身の潔白を証明することにもなるからです。

必要の無くなった個人情報書類は、保持しないことが最大の対策ではないでしょうか。

 

営業マンが辞めていく際に持ち出される可能性等もあり、いつでも情報が漏れる可能性はあります。

もしも、ネット上に個人名を含んだ源泉徴収票等が流出すれば、被害者から損害賠償請求されることもあるでしょう。

 

会社に恨みを持つ人物や、退職をしていく人達の中には、このような情報を悪用する輩もいるでしょう。

会社側も業務停止になるかもしれない大きなリスクですが、そのような危機感を持っている会社は少ないのが実情です。

 

まとめ

不動産会社の保有する個人情報は、とても危険な流出リスクを抱えています。

場合によっては、第三者がその情報を使って借金をする事も可能です。

規模の小さい不動産会社では、簡易な管理方法しかとられていない場合も多いです。

顧客のためにも、自分達のためにも、個人情報の管理は各自で注意し、しっかりと返却する必要があると思います。

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